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Intégrer des rendez-vous de dernière minute à votre horaire tout en offrant une disponibilité suffisante à vos clients représente un défi ? Gérez votre horaire de manière efficace avec ces 4 trucs partagés par Michaël Harvey, massothérapeute agréé certifié.
Un horaire de plus en plus chargé… mythe ou réalité ?
Si vous avez l’impression que plus le temps passe, plus votre agenda se remplit, sachez que c’est un phénomène généralisé chez les professionnels paramédicaux. Un article publié par la compagnie d’assurance Croix Bleue Medavie [1] fait état d’une hausse des dépenses en soins de santé complémentaires au cours des dernières années. On y mentionne qu’ « un nombre accru de demandes de règlement visant des services paramédicaux comme la massothérapie est constaté, en particulier chez les jeunes travailleurs, qui se tournent vers les traitements non conventionnels pour rester en bonne santé. »
De plus, la pandémie ne serait pas sans conséquence sur la charge de travail des massothérapeutes et autres professionnels de soins de santé complémentaires. Monsieur Harvey affirme que son horaire est devenu surchargé durant les mois qui ont suivi le début de la crise. Avec l’arrêt temporaire des soins personnels et thérapeutiques, les personnes vivant avec des douleurs chroniques ou nécessitant de recevoir des massages de façon régulière pour leur bien-être ont beaucoup souffert. La reprise des soins a alors provoqué un certain embouteillage dans la prise de rendez-vous. Aussi, comme la COVID-19 cause non seulement des problèmes de santé physique, mais entraîne également un certain nombre de troubles psychologiques [2], il n’est pas étonnant de constater une hausse de la demande. En effet, la massothérapie représente une approche complémentaire qui s’inscrit dans la gestion globale du stress.
Dernière minute ou urgence ?
Soyez vigilants lorsque vous êtes contactés pour un rendez-vous dit « urgent ». En effet, une urgence pourrait sous-entendre qu’il existe un problème d’ordre médical chez le client. Il est alors primordial de vous assurer que celui-ci ne vous sollicite pas pour une douleur non diagnostiquée qui va au-delà d’un inconfort physique, car dans ce cas, il y a un risque de pratiquer illégalement la médecine. Le soin en massothérapie ne doit pas servir à traiter une défaillance de la santé.
4 astuces qui vous permettront de mieux gérer votre horaire
Gardez-vous quelques plages horaires réservées aux rendez-vous de dernière minute
Ici, deux choix s’offrent à vous : réserver des places ou en ajouter à votre horaire, en dehors de vos plages habituelles. C’est une décision bien personnelle que vous pourrez prendre selon votre réalité. Pour sa part, Michaël Harvey a choisi d’ajouter 3 plages horaires de 45 minutes par semaine, en soirée. Il demande à ses clients de remplir le questionnaire de santé envoyé par courriel à l’avance. Il gagne ainsi du temps et le 45 minutes est presque entièrement consacré au soin. Si vous préférez ne pas ajouter de plage à votre horaire habituel, il est raisonnable de réserver 3 plages d’une heure au cours de votre semaine pour ces possibles rendez-vous de dernière minute.
Confirmez les rendez-vous
En prenant le temps de confirmer les rendez-vous de vos clients, vous préviendrez le risque de « perdre » une plage horaire et augmenterez vos chances d’être en mesure de placer un client dans une plage horaire disponible, et ce, à la dernière minute. Prendre le téléphone pour faire une série d’appels vous rebute ? Faites-le par courriel ou par texto ! Des outils très faciles d’utilisation sont aujourd’hui disponibles. Avec la confirmation de vos rendez-vous, l’utilité de tenir une liste d’attente prendra tout son sens !
Permettez aux clients qui le souhaitent de prendre plus d’un rendez-vous à l’avance
À ceux qui en émettent le souhait, offrez la possibilité de réserver un ou deux rendez-vous à l’avance et qu’ils peuvent annuler au besoin. Ainsi, il y a moins de risques qu’une personne tombe dans « l’urgence » en tardant à prendre ses rendez-vous ou en se butant à des horaires complets quand le besoin d’un massage se manifestera. Les clients réguliers qui vivent avec des douleurs chroniques pourraient l’apprécier grandement. Mieux vaut prévenir que guérir !
Ne craignez pas de référer certains de vos clients à l’un de vos collègues !
Si le bien-être de votre client vous tient à cœur, n’ayez pas peur de le référer à un collègue dans le cas où vous seriez incapable de lui offrir un rendez-vous rapidement. Si la relation avec ce client est solide, il reviendra assurément vers vous. Comme le mentionne Michaël Harvey, « en travaillant en équipe, on ne se met pas en compétition, on répond à un besoin ». Parlez-en à des collègues de confiance et voyez de quelle façon vous pouvez leur recommander des clients en cas de besoin.
Impossible d’offrir un rendez-vous de dernière minute à un client qui en ressent le besoin ?
Si votre client est bloqué ou inconfortable et qu’il vous est impossible de le voir rapidement, vous pourriez lui proposer quelques techniques d’automassage pour soulager sa douleur dans l’attente d’un rendez-vous. Pour augmenter les chances que la personne applique les exercices conseillés, présentez-les davantage comme une activité ludique que comme un devoir. Montrer quelques techniques d’automassage aux clients pendant une séance afin qu’ils assimilent bien les mouvements à effectuer peut rendre le tout plus sécuritaire et aider à prévenir les besoins de dernière minute.
Références :
Pour en savoir plus sur les techniques d’automassage :
https://www.fqm.qc.ca/membre/raphael-lavoie-brand/
Lisez aussi :
https://www.fqm.qc.ca/douleur-superieure-a-2-10-et-pratique-illegale-de-la-medecine-clarifications/
https://www.fqm.qc.ca/savoir-plus-differentes-plateformes-de-prise-de-rendez-ligne/
Rédaction : Mariane Chartrand
